Büroreinigung ausschreiben: Mit einem Leistungsverzeichnis Angebote wirklich vergleichen

Warum Pauschalangebote nicht vergleichbar sind

„Büroreinigung, 240 m², monatlich 480 €" klingt konkret, ist es aber nicht. Offen bleibt, wie oft gereinigt wird, ob die Sanitärbereiche täglich oder zweimal die Woche drankommen, wer Seife und Papier stellt, ob Fenster enthalten sind und was passiert, wenn die Stammkraft krank wird. Genau in diesen Lücken entstehen später die Diskussionen.

Ein Leistungsverzeichnis schließt sie vorher. Es ist keine Bürokratie, sondern eine Tabelle mit drei Spalten: Bereich, Tätigkeit, Frequenz. Wer sie einmal ausfüllt, kann sie an alle Anbieter schicken — und bekommt Zahlen, die sich tatsächlich gegenüberstellen lassen.

So sieht ein Leistungsverzeichnis aus

Das folgende Muster deckt ein typisches Büro mit Empfang, Besprechungsraum, Teeküche und Sanitärbereich ab. Streichen und ergänzen Sie, was bei Ihnen anders ist — und schicken Sie es genau so an die Anbieter.

Acht Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

1. 1Wer reinigt bei uns — eine feste Kraft oder wechselndes Personal?
2. 2Wie ist die Vertretung bei Krankheit und Urlaub geregelt?
3. 3Werden eigene Mitarbeitende eingesetzt oder Subunternehmer?
4. 4Wie hoch ist die Deckungssumme der Betriebshaftpflicht?
5. 5Wie läuft die Schlüsselübergabe, und wie ist der Schlüssel versichert?
6. 6Ist Verbrauchsmaterial im Preis enthalten oder wird es weiterberechnet?
7. 7Wie lang ist die Kündigungsfrist, und gibt es eine Mindestlaufzeit?
8. 8An wen wende ich mich bei einer Reklamation, und wie schnell wird reagiert?

Die dritte Frage ist die aufschlussreichste. Arbeitet ein Anbieter mit Subunternehmern, wissen Sie nicht, wer in Ihren Räumen steht, und die Verantwortung verteilt sich auf zwei Firmen. Wir arbeiten ohne Subunternehmer — jede Kraft ist bei uns angestellt und nach Tarif bezahlt.

Ablauf von der Anfrage bis zum ersten Einsatz

1. 1Leistungsverzeichnis ausfüllen und an zwei bis drei Anbieter schicken.
2. 2Begehung vereinbaren — seriöse Angebote entstehen vor Ort, nicht am Telefon.
3. 3Angebote nebeneinanderlegen und auf gleiche Frequenz normieren.
4. 4Startdatum festlegen: Laufende Reinigung beginnt sinnvoll zum Monatsanfang, weil dann die Kraft fest eingeplant wird.
5. 5Schlüssel, Alarmcode und Zugangszeiten schriftlich regeln.
6. 6Nach vier Wochen einen kurzen Termin zur Nachjustierung einplanen.

Der letzte Punkt wird oft übersprungen und ist der wichtigste. Nach dem ersten Monat weiß man, was im Plan falsch stand — meist ist ein Bereich zu selten und ein anderer zu oft eingetaktet. Eine Anpassung nach vier Wochen ist normal und sollte nichts extra kosten.

Woran Sie einen guten Anbieter erkennen

• •Er kommt zur Begehung und schätzt nicht am Telefon.
• •Er sagt, was er nicht macht — etwa Fassaden, Höhenarbeit oder Bauschutt.
• •Er nennt eine Deckungssumme, ohne dass man dreimal fragen muss.
• •Er stellt Rückfragen zum Zeitfenster statt nur zur Fläche.
• •Er hält die Kündigungsfrist kurz, weil er sich über Leistung bindet.
• •Er schreibt Nachträge vorher ins Angebot statt hinterher auf die Rechnung.

Und ein praktischer Hinweis zum Schluss: Fragen Sie nach der Anfahrt. Objekte, die auf einer bestehenden Tour liegen, sind günstiger — bei uns ist das der Grund, warum Bonn, Sankt Augustin oder Troisdorf ohne Zuschlag laufen und nur Euskirchen außerhalb der festen Dienstags- und Donnerstagstouren eine Anfahrtspauschale von 29 € hat. Ein Anbieter, der Ihnen diese Logik erklärt, hat sie auch kalkuliert.